Véget ért az idei 2. Szervezeti Ombuds Világ eseménysorozat, ami azért volt különleges, mert a romániai székhelyű PetrOmbudsman Irodából két ombuds személy is megtisztelte jelenlétével az egyesületet eseményét.
A Petrom a hazánkban is jól ismert OMV vállalatcsoport tagja, kb. 18.000 munkavállalóval, akikért az ombuds irodában 7 ombuds személy tevékenykedik.
Az eseményen Dr. Ion Anghel, a PetrOmbudsman Iroda igazgatója és az iroda egyik ombuds személye, Anca-Gabriela Cojocaru osztotta meg tapasztalatait.
Dr. Ion Anghel több mint 20 éve dolgozik a román OMV Petrom vállalatcsoport kötelékében, különböző olaj- és gázipari mérnöki projektek – majd az ezeket irányító részleg – vezetőjeként. A több mint 18.000 alkalmazottat foglalkoztató nagyvállalatnál szerzett átfogó szakmai és szervezeti tapasztalatainak köszönhetően 2014 óta a PetrOmbudsman Tanácsadó Testületének tagja, és 2018 óta látja el az ombuds iroda vezetői tisztségét.
PetrOmbudsman Iroda
A bemutatkozást követően megismerhettük a PetrOmbudsman Iroda létrejöttének történetét. Az irodát 2014-ben azért hozták létre, mert megsokasodtak a munkavállalói munkaügyi perek, melyeket legtöbb esetben a munkavállalók meg is nyertek. Mindezek a pénzbeli veszteségen túl a vállalat hírnevét is rontották. A vezetőség szerette volna megelőzni a további ilyen jellegű eseteket, illetve ekkorra érett meg a szervezet is arra, hogy ombudsokat állítson az alkalmazottak szolgálatába – mindezek eredményeképpen jött létre az ombuds iroda.
Az utóbbi szempont azért is lényeges, mert a szervezeti mentalitást, a szervezet kultúráját rettentően nehéz megváltoztatni, változást csakis kitartó, hosszú időn át következetesen gyakorolt működésmóddal lehet elérni. Az ombuds állandó jelenlétével a munkavállalók megbecsültnek érzik magukat, hiszen egy ombuds iroda üzenete, hogy a vezetőség számára fontos a munkavállaló véleménye és jólléte. A munkavállalónak pedig jó érzés, hogy meghallgatják, és személye, illetve véleménye fontos a cég számára.
Mostanra a Petromnál az ombuds tevékenység a szervezeti kultúra részévé vált, amely bizonyos szinteken képes és tud érvényesülni. Például rámutat a szisztematikus problémákra, trendekre, figyelmeztet a várható kockázatokra, továbbá felszínre hozza a problémás működésmódokat és ismétlődő folyamatokat.
Dr. Anghel: Amikor elkezdtünk beszélgetni a munkavállalókkal, ők elkezdték megosztani velünk a problémáikat, gondjaikat.
Az ombuds iroda és a CEO viszonya
Kérdés: Mit történik, ha a CEO-val vagy az ő viselkedésével van a probléma?
A PetrOmbudsman Iroda is az IOA etikai kódexét és gyakorlati szabályzatát alkalmazza és tartja be (megjegyzés: az etikai kódexet a SZOE lefordította magyarra, és szintén érvényesnek tekinti magára). A szakmai gyakorlat kimondja, hogy a CEO egyéni problémáival nem keresheti fel az ombuds irodát, és nem veheti igénybe az ombuds szolgáltatást, hiszen érdekkonfliktus állna fenn, és ebben az esetben a ombuds személy függetlensége sérülne, és a kimeneteltől függően akár az ombuds iroda fennállása is megkérdőjeleződhetne.
Dr. Anghel: A CEO valamilyen szinten a vállalat példaképe kell hogy legyen.
Ha a CEO viselkedésével lenne baj, akkor az ombuds visszajelezné azt neki, hiszen az objektív visszajelzés az egyik feladata/funkciója.
Mindehhez bizalomra van szükség a CEO és az ombuds között. Bizalom nélkül ombuds iroda nem is tud létrejönni.
A PetrOmbudsmannál a munkavállalói bizalmon még dolgoznak, mert vannak, akik kételkednek az ombuds személynek a CEO-tól való teljes függetlenségében és pártatlanságában. Az ombuds irodának ez egy folyamatos feladata.
Dr. Anghelt nyílt szavazáson választották meg az ombuds iroda vezetőjének; azért eshetett rá a választás, mert a szervezet legkülönbözőbb szintjein tisztelték és becsülték.
A PetrOmbudsman Iroda éppen annak köszönhetően lehet sikeres, hogy dr. Anghelnek egyrészt a CEO-val szoros és bizalmi kapcsolata van, másrészt a munkavállalók körében is elfogadott a személye, és tisztelet övezi. Enélkül nem is tudna jól működni az iroda. A CEO/ és az MGM nyitottságára nagy szükség van.
A CEO/MGM az ombudst arra is használja, hogy minden szintre, a legalsó szintre is gyorsan és pontosan eljussanak az információk. Ebből kifolyólag az ombuds irodát prevencióra is használják: sztrájk, munkaügyi vitás kérdések, felmondás megakadályozására, megelőzésére.
A függetlenségről
Dr. Anghel szerint azért is választották őt, mert az elejétől kezdve egyértelműen kinyilvánította az MGM-nek, hogy minden ügyet alapos gondossággal fog kezelni, és őszintén, objektíven megosztja a nézőpontját, akár tetszik a CEO-nak, akár nem, mindvégig megtartva a függetlenségét.
Szerencsére a CEO soha nem mondta vagy utasította, hogyan járjon el, vagy kellett volna eljárnia egy üggyel kapcsolatosan.
A Covid még inkább megerősítette az ombuds létjogosultságát a szervezetben, hiszen az irodának köszönhetően gyorsan és pontosan tudtak reagálni a szervezeti változásokra.
Erről készítettek egy filmet is, amelyet ITT lehet megtekinteni.
Kérdés: Milyen a HR és az ombuds viszonya?
Dr. Anghel: Az előző HR-vezető riválisnak tekintett engem, de szerencsére a mostanival bizalmi kapcsolatom alakult ki, aminek köszönhetően együtt közösen oldjuk meg a cégben felmerülő problémákat, hiszen egy ombuds személy kiegészíti és támogatja a HR munkáját.
Az ombuds bizonyos értelemben a humánerőforrás-gazdálkodás részének is tekinthető, legalábbis amennyiben okos a HR, (ki)használja és (jó értelemben véve) a maga malmára hajtja az ombuds által biztosított információkat.
Az első lecke, amit munkája során dr. Anghel megtanult:
Hogy ne akarjon egy olyan apafigura lenni, aki mindent maga szeretne megoldani.
Rengeteg dolog van, amit nem tud (és nem is lehet) kontrollálni, és amit egyedül képtelenség megcsinálni.
A munkájában az a csodálatos, hogy ”minden nap egy új kihívás, és mindennap tanulok valami újat.”
A lehetetlen lehetségessé válik.
Dr. Anghel a befektetett munka és energia megtérüléséről:
“Számomra nem a számok jelentik a munkám legjobb visszaigazolását, hanem amikor egy munkavállaló megköszöni, hogy segítettem megoldani egy problémáját, vagy amikor a MGM megköszöni a munkámat, vagy éppen megakadályoztunk egy sztrájkot, felmondást.”
Kérdés: Milyen képesítés, kompetencia szükséges Önöknél ahhoz, hogy valaki ombuds legyen?
Dr. Anghel: A PetrOmbudsman csapata elég vegyes, amivel éppen ideálisan kiegészítjük egymást, és egy erős csapatot alkotunk. Mérnöktől kezdve a jogászig sokféle kompetencia megtalálható nálunk. Úgy gondolom, a kedvesség és a jó szándék a lényeg. Hogy segíteni akarj az embereknek.
Csapatunkban sok mindenki végzett mediációt. Azonban a mediáció egy aktuális problémára jelent konkrét megoldást, míg az ombuds a probléma okát segíti feltárni és kezelni.
Mosonyi Diana – Szervezeti Ombuds Egyesület, Elnök