A Szervezeti Ombuds Egyesület (SZOE) szervezésében sikeresen lezajlott a Szervezeti Ombuds Világ esemény sorozat első eseménye. A beszélgetésben Balassa Bálint ENSZ szervezeti ombuds, Illyés Katalin mediátor, tréner, coach valamint Mosonyi Diana szervezeti ombuds és egyben a SZOE elnöke vettek részt, valamint számos, az ombuds hivatás iránt érdeklődő.

A szervezeti ombuds személy és tevékenységének bevezetője után nagyon hamar kialakult az interaktív párbeszéd. Nagyon jó érzés volt látni és megtapasztalni, hogy a beszélgetésben résztvevőket intenzíven foglalkoztatja a szervezeti ombuds tevékenység. Inspiráló kérdéseik a három előadó szerepét is megkönnyítették.

Az előadók konkrét (de anonim) esetek megosztásával segítették megérteni, hogy valójában mit is tesz, illetve nem tesz a szervezeti ombuds a munkája során.

Az ombuds személy fő jelentősége

Megtudtuk, hogy a szervezeti ombuds egyik fő jelentősége – főleg egy kiterjedt hierarchiával rendelkező szervezetben – a közvetlen kapcsolat kialakítása a legfelsőbb vezetővel. Így a vezető nem a hierarchián keresztül, torzultan, hiányosan eljutó információk alapján tud dönteni, hanem első kézből kapott semleges és pártatlan, érdekmentes információk alapján.

Az ombuds tevékenység az egyetemi rendszerben indult

Érdekességként említésre került, hogy USA-ban legelőször egyetemi közegben jöttek létre ombuds irodák, személyek. A felsőoktatás szervezeti sajátossága miatt, az igen mély függőségi rendszerben szükség volt egy informális csatornára, ahol az egyetemi vezetés mellett a diákok, tantestület is meghallgatásra került.

A felsőoktatásban talán hangsúlyosabbnak gondolnánk azt, hogy a szervezeti ombuds iránti igény alulról, tehát a hallgatók részéről fogalmazódjon meg inkább, de egy egyetemi ombuds iroda csak akkor tud jól működni, ha az egyetem felső vezetése részéről is hasonló mértékben merüljön fel az igény.

Ugyanígy a gazdasági szervezeteknél is akkor tud funkciójának megfelelően működni az ombuds személy, ha mind a munkavállalók, mind a felsővezetés bizalommal van iránta. Fontos a vezetői nyitottság a szervezetben felmerülő problémák megismerése és megoldása érdekében.

Magyarországon egyelőre szinte ismeretlen a szervezeti ombuds tevékenysége és szerepe, bízunk benne, hogy mind egyetemi és gazdasági szervezeteknél is egyre jobban érdeklődnek majd iránta. A SZOE többek között ezen is munkálkodik.

Kinek kell „akarnia”, hogy legyen ombuds személy a szervezetben?

Ideális esetben a top menedzsment és a munkavállalók együttesen igénylik a szervezeti ombuds jelenlétét. Felmerült a kérdés, hogy az ilyen ideális eset egyelőre kevés, mit lehet tenni, ha felsővezetés egésze (board) nem igényli egyöntetűen, van ellenáll az ombuds személy alkalmazásának.

Egy olyan szervezetben, ahol a szervezeti ombuds iroda kialakítása csak még lehetőségként merül fel, már az is elégséges, ha a legfelsőbb autoritás igényli az ombuds személy jelenlétét, hogy objektív képet kapjon a szervezetről, ne azt, amit a beosztottjai jeleznek vissza, beleértve akár az alatta dolgozó felső vezetőket is.

Ha a legfelsőbb vezető felismeri az ombuds személy jelentőségét és bevonja a szervezetbe, az ombuds személynek lehetősége van eljutni az alsóbb szintekre és bizalmi légkört tud kialakítani. Ha a felső vezetőn kívül a dolgozók is felismerik az ombuds személy által nyújtott előnyöket, és ez elterjed a szervezetben, a boardot is könnyebb megnyerni.

Ebből következően fontos aspektus, hogy a szervezeti ombuds nem csupán egy funkció, hanem személyes hitelesség.

Szakszervezet kontra ombuds személy

Bizonytalan kérdésként merült fel, hogy van-e párhuzam a szakszervezetek és az ombuds személy között.

Látszólag igen, de valójában mégsem. A szakszervezetekhez fordulók bejelentéseiket egy formális csatornán keresztül tehetik meg, míg az ombuds személy felé informálisan, akár anonim módon fordulhatnak. Fontos különbség még, hogy a szakszervezetek a dolgozók érdekeit képviselik a vezetés ellenében, az ombuds személy viszont semleges, pártatlan, senki érdekét nem képviseli, ő a szervezet hatékonyságát tartja szem előtt munkája során.

Ennek ellenére a szakszervezetekkel való együttműködést a SZOE kiemelt jelentőségűnek tartja, és jövőbeni céljai között szerepel a velük való kapcsolatfelvétel.

Állandó ombuds személy, külsős vagy belsős?

Megtudtuk, hogy a felmérések szerint a szervezetben dolgozók 2-5 %-a fordul ombuds személyhez. Ez elég jó alap arra, hogy egy szervezet behatárolja, hogy a szervezetben olyan ombuds irodát alakítson ki, ahol az ombuds személy teljesen munkaidőben jelen van, vagy csak részmunkaidőben, vagy nincs is jelen, de van olyan ombuds személy, akihez akár online lehet fordulni.

Ugyanez az igény döntheti el azt is, hogy belsős ombuds személyt alkalmazzanak (természetesen a függetlensége megőrzése mellett), vagy elég egy megbízási szerződéses külső ombuds személy igénybe vétele is.

A méretproblémán kívül mérlegelni lehet azt is, hogy a külsős ombuds személy esetén a panaszos bizalma erősebb felé, a vezetőségé pont emiatt gyengébb lehet. Belsős ombuds személynél viszont ez megfordulhat.

De a kölcsönös és a szervezet egészét átszövő bizalom az ombuds személy hitelességén fog múlni!

Az ombuds személy szerepével kapcsolatban annyi érdekes kérdés és gondolat született, hogy hipp-hopp elrepült két óra. Így a második témára – International Ombuds Association Etikai kódex, ami a SZOE munkájának is az alapja – már sajnos nem jutott idő.

Tervezzük ennek pótlását, így ha lemaradtál volna az első beszélgetésről, de a leírtak felkeltették az érdeklődésedet, bármikor bekapcsolódhatsz! Az időponttal kapcsolatban figyeld a SZOE honlapját, Facebook és LinkedIn oldalát, vagy iratkozz fel hírlevelünkre.

Várunk!

Selmeczi-Molnár Ágnes, MBA
Szervezeti Ombuds Egyesület – tag