A Szervezeti Ombuds Egyesület (SZOE) szervezésében sikeresen lezajlott a Szervezeti Ombuds Világ eseménysorozat 1.2. azaz a második eseménye.
A beszélgetésben Balassa Bálint (B.B.) ENSZ szervezeti ombuds, Illyés Katalin (I.K.) mediátor, tréner, coach valamint Mosonyi Diana (M.D.) szervezeti ombuds és egyben a SZOE elnöke vettek részt, valamint számos, az ombuds hivatás iránt érdeklődő.
Az előző alkalom összefoglalása és a vélemények megosztása után a szervezeti ombuds etikai kódex megismerése következett. A SZOE az International Ombuds Association (IOA) által elismert tagszervezet, így az egyesület tagjai az IOA Etikai Kódexében meghatározott és rögzített egységes szakmai etikai alapelveket követik és tartják be. A SZOE etikai kódexe itt olvasható.
Etikai kódex használatával kapcsolatos konklúziók
Az etikai kódex alapelvei – titoktartás, pártatlanság, függetlenség, informalitás – keretet biztosítanak mind az ombuds személynek, mind pedig az ombuds személyt felkeresőnek (továbbiakban: látogató), ezáltal segítve a folyamatot. Az elvek betartása a mindennapi életben és szituációban komoly gyakorlást igényel, ami tapasztalat útján tud létrejönni. Például tudatosan el kerül kerülni, hogy az ombuds tevékenység ne menjen át tanácsadásba, hiszen ez nem feladata.
A titoktartás betartása nem csak az ombuds személyen múlik, hanem a látogatón is. Ha a látogató feloldja és minden információt nyilvánosan megoszt, úgy az ombudsra is érvényes a feloldás. Azonban a titoktartással óvatosan kell bánni, hiszen a hitelességet legerősebben ez biztosítja.
A titoktartást fel lehet oldani, ha:
- közvetlen életveszély áll fenn
- Látogató hozzájárul
- Intervenció, szupervízió, másik szervezettel való együttműködés esetében, hiszen a titoktartás rájuk is vonatkozik
Amennyiben a látogató teljes titoktartást kér, akkor tulajdonképpen csak ventilációról beszélhetünk, hiszen nincsen további lépés. Fontos tisztázni és egyeztetni, hogy „ki mit mond kinek.”
Ombuds személynek az ülésen kívül is fontos a titoktartás fenntartása pl. folyosói beszélgetésekkor is.
Pártatlanság: belsős ombuds személynek nehéz elhatárolódni, így a határokat egyértelműen, és élesen szükséges kijelölni. Ombuds személynek elengedhetetlen az önismeret, hogy pontosan tisztában legyen azzal, mikor sérül a pártatlansága és mikor szükséges mást (külsős személyt) involválni a folyamatba.
Informalitás: ezt a legkevésbé nehéz betartani, szabadságot ad, szabadon nyúlhat eszközökhöz az ombuds. „…Utak között mozgunk…”
Függetlenség: fontos, hogy a szervezeti egyének függetlennek lássák az ombuds személyt, hiszen addig áll fenn a függetlenség, amíg kívülről annak látják.
Felmerülő kérdések
Amikor a látogató kérdez, akkor általában tanácsot kér. Mit tesz az ombuds?
B.B.: Ombuds opciókat ajánl fel, tanácsot nem ad.
Kérdésekkel támogatja a látogató lehetőségeinek feltárását, segíti átbeszélni az adott lehetőség kimenetelét. Pl.”… ha ezt csinálod, ez fog történni…”.
Azonban a döntés mindig a látogatóé!
Mit jelent a menedzsment részére a beszámolás?
I.K.: Egy olyan vállalati kultúra kell hozzá, ahol a menedzsment elfogadja a kritikákat és megoldást akar keresni. Az ombuds gócpontokról számol be, statisztikát, tendenciát mutatva.
Hogyan lehet meggyőzni a menedzsmentet, hogy szüksége van a szervezetben ombudsra, ha úgy érzik, minden funkció jól működik?
B.B.: Ha minden szükséges funkció létezik és jól működik, akkor nem biztos, hogy kell az ombudsi funkció, azonban a valóság nem ilyen ideális. Egyének között is lehetnek konfliktusok, ami feszültséget okozhat és stresszfaktor lehet.
I.K.: Különböző méretű szervezetekről beszélünk, társadalmi munkában a saját pozíció mellett is lehet az ombudsi tevékenységet végezni.
Ki veszi fel az ombuds-t?
M.D.: NEM a HR. Az ombuds funkció meglétének igénye a vezetőségtől kell, hogy érkezzen, így nekik is szükséges kiválasztani az ombudst, nem pedig a HR-nek. Természetesen az operatív felvételi folyamatot a HR intézni, azonban a kiválasztás és a pozíció kialakítását nem. Egy jól működő ombudsi tevékenység kialakítása körülbelül 1 évet vesz igénybe, mivel az elején még nem teljesen tiszták a határok. Az ombuds informalitása miatt másféle információ jut el hozzá, mint a HR-hez.
Szervezetfejlesztést a HR végzi, így ez is egy feszültségi pont lehet?
HR hatalmi szerepét veszélyezteti a szervezeti ombuds funkció?
B.B.: Ombudshoz a szervezetben lévő információk jutnak el, így nem rendelkezik többlet információval, nem kell tőle tartan. Kiegészítő funkcióként segíti a HR és a vezetőség munkáját, mint független és hatalom nélküli szerv.
I.K.: Az ombuds személy a szervezeten belüli információ-áramlási nehézségeket kezelheti, ami szintén feszültséget okozhat.
M.D.: Az ombuds funkció felgyorsítja az információ áramlását a szervezeten belül.
HR úgy érezheti, hogy nem dolgozik jól, mert nem hozzá fordulnak.
M.D.: Az ombuds nem a HR munkájára reflektál, és ad visszajelzést. Ez egy informális tevékenység, csatorna, ami a vezetőségnek jelez vissza, akik eldöntik, hogy mit kezdenek az információval. Mind a vezetőségnek, mind a HR-nek szükséges megérteni és átlátni, hogy nem rivalizálásról van szó, hanem kiegészítésről.
I.K.: Példa: hárman is jelentik az ombudsnak, hogy egyik kollégájuk ölelgeti őket, ami nekik nem tetszik. Az ombuds odament a munkatárshoz, és jelezte, hogy milyen érzetet váltott ki ez a kollégákból. A munkatárs, nem volt tudatában a kiváltott érzetnek, és nem is feltételezte, hogy ez másoknak problémát jelent. A beszélgetés után ez a helyzet megoldódott. Ombudsként arra fókuszálunk, hogy milyen hatása van a cselekménynek, milyen érzeteket kelt. A látogató dönti el, hogy merre induljon el.
Ombuds-hoz odamegy valaki, hogy a felettese zaklatja, és azt szeretné, hogy az ombuds menjen és mondja el a vezetőnek. Mit tesz az ombuds?
B.B.: Ombudsként nem a tényeket vizsgáljuk, hanem amit a látogató érzékel, azt vesszük ténynek. A kérdésben vázolt szituáció annak a tipikus esete, amikor manipulálni akarják az ombudst. Ilyen esetben az egyénhez nem mint vezetőhöz megy oda, legfeljebb mint a zaklatóhoz, hogy érkezett egy ilyen érzékelés. A helyzet minden esetben védettséget jelent. Amennyiben ezek után megtorlás lesz, akkor már formális útra terelődik az ügy.
Milyen esetben és ki indítja el az etikai bejelentést?
B.B.: A látogató kezében van a kontroll.
I.K.: Előfordulhat például olyan bejelentés, hogy a folyamatok nem mennek jól, a látogatónak van egy ilyen érzése. Megoldás lehet, hogy rákérdezünk a szervezetben az adott folyamat menetére.
Reaktív vagy proaktív az ombuds-i tevékenység?
Egyértelműen reaktív funkció.
Az ombudsi tevékenységnek az előadások, képzések része a proaktív rész.
Amikor az ombudst éri atrocitás, hova fordul?
Ilyen nem igazán történt.
Vélemények, zárókör
Szervezeti ombuds funkció kialakításához a szervezetnek készen kell állni, hogy a soft tényezőkkel informálisan is foglalkozzon, hogy segítő és támogató funkciót biztosítson a szervezetben. Hazai szinten a legtöbb szervezet erre még nem áll készen, a szemléletmód elterjesztésével, az ombuds tevékenység megismertetésével lehet javítani ezen a téren.
Nem csak egy út létezik az ombuds funkció bevezetésére. Ha a nyitott szemlélet megvan a szervezetben, és lehetőség van bevinni a funkciót, akkor bármilyen formában el lehet kezdeni, például ki lehet hirdetni, hogy akinek problémája van, az keresse meg az ombudst.
Az eseményen elhangzottakat Stroh Edina jegyezte le, az esemény beszámolót Mosonyi Diana készítette.