SZAKMAI GYAKORLATI SZABÁLYZAT

GYAKORLATI SZAKMAI SZABÁLYZAT

ELŐSZÓ

A Szervezeti Ombuds Egyesület (SZOE) – az International Ombuds Association (IOA) által elismert tagszervezet – a szervezeti ombuds tevékenység hazai meghonosítását és kiváló gyakorlatok elterjesztését támogatja.

A SZOE az International Ombuds Association (IOA) által elismert tagszervezet, így az egyesület tagjai az IOA Etikai Kódexében meghatározott és rögzített egységes szakmai szabályzatot követik és tartják be. Ennek értelmében a SZOE az IOA szakmai szabályzatát lefordította magyar nyelvre.

Ez a gyakorlati szabályzat az International Ombuds Association (IOA) etikai kódexében meghatározott alapelveket (a függetlenség, a pártatlanság, az informalitás és a titoktartás) és alapértékeket tükrözi. Tartalmazza a megalapozott ombuds program működtetésének alapvető elemeit és követelményeit.

Az alapértékek a szervezeti ombuds munkájának szakmai előírásait tartalmazzák, amelyek útmutatást biztosítanak az ombuds kötelezettségeinek teljesítésében, úgy mint:

• az egyének támogatása a szervezet bármely szintjén,
• a konfliktusok megoldásának előmozdítása,
• a kommunikáció elősegítése,
• a szervezet támogatása a problémák felszínre hozásával és objektív visszajelzésével,
• valamint a rendszer szintű problémák kiszűrése.

A felsorolt tevékenységeket a mindenkori jogi környezetnek megfelelően és a kialakult helyzettel összhangban lehet alkalmazni.
Az Etikai Kódexben feltüntetett alapértékekkel összhangban a Gyakorlati Szabályzatban foglaltak képezik az ombuds egyedülálló, értékes és támogató szerepének alapjait a szervezet életében.

A SZABÁLYZAT RÉSZLETEI

1. ÁLTALÁNOS GYAKORLATI ELŐÍRÁSOK

1.1.  Az ombuds független, pártatlan, informális és bizalmas forrás a szervezet tagjai számára. A jelen Gyakorlati Szabályok betartása elengedhetetlen minden típusú ombuds funkcióhoz.
1.2.  Az ombuds egyéni, önkéntes konzultációkon keresztül segíti a hozzá fordulókat; tájékoztatást, útmutatást és támogatást nyújt aggodalmaik kezeléséhez, lehetőségeik feltárásához. Amennyiben ez lehetséges, az ombuds olyan eredmény elérésben támogatja a látogatót, amely bizalmat épít, javítja a kollegális kapcsolatokat és a kommunikáció fejlesztéséhez is hozzájárul a szervezeten belül. Az ombuds az eljárási szabálytalanságok és rendszerszintű problémák azonosításával segíti a szervezet optimális működését.
1.3.  Az ombuds támogatja a szervezetet azáltal is, hogy kiszűri a folyamatokat és eljárásrendeket érintő rendszerszintű szabálytalanságokat, amely magában foglalhatja a kialakuló trendek, szabályozási hiányosságok és aggályos viselkedési minták azonosítását oly módon, hogy megtartja a tudomására jutott információkat és nem sérti a bizalmas kommunikációt. Az ombuds általános ajánlásokat tehet a szervezet vezetése számára ezen problémák kezelésére.
1.4.  Minden ombuds programnak rendelkeznie kell egy szervezeti okiratban foglalt feladat meghatározással vagy részletes munkaköri leírással, amelyet a szervezet vezetősége jóváhagyott, és amely megfelel az SZOE/IOA etikai kódexének, gyakorlati szabályzat előírásainak, és megfogalmazza az ombuds működésének alapjait.
1.5.  Az ombuds a megfelelő továbbképzések révén szakmailag naprakész marad, és lehetőséget biztosít a további ombuds munkatársak szakmai fejlődésére.

2. FÜGGETLENSÉG

2.1.  A szervezeti ombuds működésében, funkciójában, megjelenésében és döntéshozatalában a szervezeten belül a lehető legnagyobb mértékben független. A vezetéstől teljesen függetlenül működik, és kellő távolságot tart az olyan funkcióktól vagy szervezeti egységektől, amelyek hatással lehetnek az ombuds függetlenségére.
2.2.  Az ombuds-személy a szervezeten belül a lehető legmagasabb szintnek riportál. Az ombuds funkciók és felelősségi körök végrehajtása során az ombuds nem jelent szisztematikusan semmilyen olyan problémát, amely hatással lehet az ombuds függetlenségére, vagy amelyről úgy gondolja, hogy azt befolyásolhatja.
2.3.  Az ombuds a szervezeten belül nem rendelkezik olyan más pozícióval, amely veszélyeztetheti, vagy amiről egyértelműen látszik, hogy befolyásolhatja a függetlenségét. Amennyiben az ombudsnak vannak más jellegű feladatai is, úgy ezek a feladatok nem zavarhatják az ombuds funkcióhoz kapcsolódó munkáját. Az ombudsnak egyértelműen kell kommunikálnia, hogy mikor és milyen esetekben nem ombudsként nyilvánul meg.
2.4.  Az ombuds jogosult az ombuds iroda munkatársainak kiválasztására, valamint az ombuds iroda költségvetésének és tevékenységeinek kezelésére.
2.5.  Az ombuds belátása szerint / kizárólagos mérlegelési jogkört gyakorol arra vonatkozóan, hogy az egyéni vagy csoportos problémák, sérelmek, panaszok és tendenciák tekintetében hogyan jár el. Az ombuds intézkedéseket is kezdeményezhet a közvetlen megfigyelése során azonosított problémákra.
2.6.  Az ombuds, amennyiben az informális szerepe betöltéséhez szükséges, hozzáfér az érintett személyekhez és a szervezeten belüli információkhoz a törvény által megengedett mértékben.

3. PÁRTATLANSÁG

3.1.  A szervezeti ombuds semleges, pártatlan és elfogulatlan erőforrás.

3.2.  A szervezeti ombudsnak nem fűződik személyes érdeke egy ügy kimeneteléhez, és nem jár nyereséggel vagy veszteséggel számára az eset lezárása. Az ombuds a felmerülő problémában nem lehet érintett vagy érdekelt fél, az eset kimenetele miatt nem vonható felelősségre, de személyes haszna sem származhat belőle. Az ombuds elutasíthatja az ügyben való részvételt, ha úgy ítéli meg, hogy valós vagy vélt összeférhetetlenség áll fenn.
3.3.  A szervezeti ombuds tisztességességre és objektivitásra törekszik az ombuds irodához fordulókkal való bánásmód és a hozzájuk intézett kérdések tekintetében. Az ombuds tisztességes és méltányos módon adminisztrálja a folyamatokat, és a szervezeten belül nem képvisel senkit.
3.4.  Az ombuds támogatja a kommunikációt, facilitálja a megbeszéléseket és elősegíti az opciók széles skálájának kidolgozását a problémák megoldására, a legjobb lehetőség meghatározása érdekében.

4. INFORMALITÁS ÉS EGYÉB NORMÁK

4.1.  Az ombuds informális és jegyzőkönyv nélküli erőforrás. Az ombuds nem hoz üzleti és szabályozási döntéseket, nem bírál el kérdéseket, nem vesz részt fegyelmi vagy panaszkezelési eljárásokban, és nem folytat hivatalos eljárást.
4.2.  A szervezeti ombuds személlyel történő konzultáció nem kötelező lépés a hivatalos fegyelmi vagy panaszkezelési eljárásoknak.
4.3. A szervezeti ombuds csak az egyén kifejezett engedélyével és a megengedett mértékben, valamint kizárólagos belátása szerint tesz konkrét intézkedéseket az egyén ügyeivel kapcsolatban.
4.4.  Ezekkel a szabályokkal/normákkal összhangban az ombuds személlyel történő konzultáció önkéntes alapon működik. Az ombuds szolgáltatást igénybe vevők értik, elfogadják és betartják az ombuds program feltételeit, körülményeit, és elveit, és nem hívják be az ombudst tanúskodni, és nem kérhetik fel, hogy információt hozzon nyilvánosságra bármilyen hivatalos, jogi vagy egyéb ügyben.
4.5.  A szervezeti ombuds nem a szervezet képviselője, így nem fogad hivatalos értesítést követelésekről, panaszakról, sérelmekről amelyek a szervezet ellen irányulnak. Hivatalos/formális vizsgálat esetén az ombuds az egyéneket a megfelelő csatornákhoz vagy magánszemélyekhez irányítja.
4.6.  A szervezeti ombuds nem hoz létre nyilvántartást, amely bizalmas információkat tartalmaz. Az ombuds következetes és szokásos gyakorlattal rendelkezik a bizalmas információk megsemmisítésére.

5. TITOKTARTÁS

5.1.  A szervezeti ombudstól segítséget kérők személyazonossága, valamint a kettőjük közötti kommunikáció és beazonosítható információk bizalmas, azaz titkos információnak minősülnek.
5.2.  A szervezeti ombuds-személy a törvény által megengedett legnagyobb mértékben védi a bizalmas információkat. A szervezeti ombuds és a programot létrehozó szervezet ésszerű intézkedéseket tesz bizalmas információk biztonságának megőrzése érdekében.
5.3. A szervezeti ombuds a szabályzatban nem említett esetekben sem tesz nyilvánossá bizalmas információkat.
5.4.  A szervezeti ombuds megtagadhatja a bizalmas információk nyilvánosságra hozatalát a szervezeten kívüli hivatalos, közigazgatási vagy jogi ügyekben, kivéve, ha a megfelelő bíróság vagy szabályozó hatóság megállapítja, hogy a nyilvánosságra hozatal szükséges a nyilvánvaló igazságtalanság megelőzéséhez, vagy hogy a nyilvánosságra hozatal azért szükséges, mert az ez által szolgált érdekek egyértelműen meghaladják az ombudsi titoktartás által szolgált érdekeket.
5.5.  A szervezeti ombuds nyilvánosságra hozhat bizalmas információt szükség szerint, ha az ombuds úgy ítéli meg, hogy ennek elmulasztása súlyos közvetlen kárt okozhat.
5.6.  A szervezeti ombuds nyilvánosságra hozhat bizalmas információt konkrét ügyben, az ombuds által meghatározott mértékben, amennyiben védekeznie kell a szakmai kötelességszegés miatti hivatalos panasz ellen.
5.7.  Egyénre vonatkozó bizalmas információ nyilvánosságra kerülhet az egyén engedélyével, amennyiben ez segítséget nyújthat egy probléma/aggodalom informális megoldásában, az ombuds kizárólagos belátása szerint.
5.8.  A szervezeti ombuds az ombuds programmal kapcsolatos nem bizalmas információkat megfelelő/helyénvaló fórumokon biztosíthat. Az ombuds megoszthat adatokat, trendeket, vagy jelentéseket a titoktartás védelme mellett.

A Szakmai gyakorlati szabályok letölthető változatát ide kattintva éred el.