Magyarországon nehéz bemutatni a szervezeti ombuds jogosultságát a cég- és HR-vezetőknek, mert többnyire – tisztelet a kivételnek – ellenállásba ütközünk az ombuds funkció megértése és elfogadása kapcsán. A félelmekkel szemben, melyek szerint a szervezeti ombuds gátolja a munkát, épp, hogy támogatja és kiegészíti a vezető és a HR tevékenységét.
Biztonságos tér a szervezeten belül
Ebben a cikkben a szervezeti ombuds definiciót, a szerepkörök különbségeit szeretnénk tisztázni. Megvizsgáljuk, milyen tevékenységet lát el, mi a különbség a HR és az Ombuds között, miben különbözik a coachtól és a mediátortól, valamint azt is, hogy miért hasznos a vezetőségnek, ha van ombuds személy a cégnél.
Mit jelent a szervezeti ombuds?
A szervezeti ombuds tevékenység egy olyan titoktartásban zajló, kötetlen, informális folyamat, amelyben egy mindenkitől független és pártatlan személy segít átbeszélni a felmerülő problémákat, és feltárni a lehetséges megoldási opciókat. Egy olyan biztonságos platformot teremt a szervezeten belül, ahol mindenki nyíltan és őszintén megoszthatja a problémáját, aggályát, sérelmét és álláspontját következmény és felelősségre vonás nélkül. A szervezetre jellemző trendeket és konfliktusokat szisztematikusan tárja fel, ezáltal pontosan ki tudja szűrni a felmerülő káros hatású, ismétlődő folyamatokat, amelyek alááshatják a szervezet küldetését. Jelző funkcióként támogatja a vezetőség és a HR munkáját.
A definícióból láthatjuk, hogy a szervezeti ombuds feladata eltér minden más szervezeti egységtől, hiszen más feltételrendszerben (függetlenül, pártatlanul, informális titoktartás betartása mellett) működik.
Mi a különbség a HR és az Ombuds között?
A HR-es a cég érdekét képviseli, hiszen a vezetőség része, így nem független a vállalat vezetési struktúrájától. A szervezeti ombuds viszont független és pártatlan egységként van jelen. Független a vezetés struktúrájától is, senkit sem pártol, és senkinek nem képviseli az érdekét.
„Munkavállalóként egyértelmű, hogy egy problémás esetben a HR-es nem az én pártomat fogja majd, hanem a cég érdekét képviselve cselekszik. Így inkább otthon, mással átbeszélem az esetet.”
A HR-es kötelező jelleggel hivatalos beszámolókat, jelentéseket készít a vezetőség részére, formális vizsgálatokat indíthat, végezhet, a vállalat jogi értesítésének csatornájaként szolgál, és a cégnyilvántartást vezeti. Ez az jelenti, hogy formális csatornaként van jelen a szervezetben. Ezzel szemben a szervezeti ombuds személy egyiket sem végzi, sőt döntési jogkörrel sem rendelkezik. Informális csatornaként van jelen a szervezetben. A szervezeti ombuds személy igénybevétele egy olyan gyors és egyszerű első lépés, amely a munkavállalók részére lehetővé teszi, hogy megtartsák a kontrolt és meghatározzák a megoldási lehetőséget.
„Amennyiben egy HR-es informálisan szeretne jelen lenni a szervezetben – ami egyre több helyen megfigyelhető –, akkor hogyan látja el a formális feladatait és kötelezettségeit, és hogyan képviseli a cég érdekét?”
A szervezeti ombuds személy nem helyettesíti a HR-est vagy egyéb panaszkezelési csatornákat, kiegészíti és indirekt módon támogatja az ő munkájukat.
Miben különbözik a coachtól és a mediátortól?
Míg egy coach személyes fejlődésen kísér végig, addig az ombuds coaching eszközökkel segít feltárni az adott probléma lehetséges megoldásait. Egy coaching folyamat elköteleződést, célok és időkeret meghatározását jelenti, míg az ombuds folyamata elköteleződés és cél megjelölés nélküli pár ülést jelent. A mediátor és az ombuds között a támogatottak számában van különbség. A szervezeti ombuds általában egy személlyel, a mediátor két személlyel foglalkozik. A szervezeti ombuds a szervezet részére visszacsatolást ad, a mediátor nem. Míg egy mediátort egy adott konfliktus feloldására hívnak be, addig a szervezeti ombuds állandóan jelen van a szervezetben, így azonnali támogatást nyújt, és előrejelzést biztosít.
Miért hasznos a vezetőségnek, ha van ombuds személy a cégnél?
Egy szervezeti ombuds megbízható navigátorként szolgálja a céget a kritikus és összetett döntéshozatali folyamatok tartós és pozitív hatása érdekében.
„A legtöbb cégnél a rossz hírek nagyon lassan, a jó hírek nagyon gyorsan terjednek. Korán szeretnék értesülni a negatív hírekről, trendekről, amikor még tehetünk ellene.”
Bill Gates
Korai jelzőrendszerként előre jelzi a problémákat, konfliktusokat, megakadályozza az eszkalációt, és házon belül tartja a problémákat, amelyek leggyakrabban a következőkből adódnak:
– rossz irányitás,
– tisztességtelen, igazságtalan bánásmód,
– homályos munkakör és felelősségi kör,
– gyenge kommunikáció,
– rossz munkakörnyezet,
– egyenlőség hiánya, kivételezés,
– jelentős változások a termékekben, a szervezeti diagramokban, az értékelésekben vagy a fizetési rendszerekben,
– váratlan világesemény, például a koronavírus-járvány.
Az informális csatornán beérkező információknak köszönhetően tájékoztatást nyújt a döntéshozóknak a szervezetben rosszul működő folyamatokról, a szervezeti morálról és az általános légkörről. A teljesség igénye nélkül álljon itt néhány olyan aggodalom, panasz, amellyel kapcsolatban az emberek inkább a bizalmas és informális platformot részesítik előnyben:
– teljesítményértékeléssel kapcsolatos kérdések
– csapaton belüli, illetve a kollégák közötti kapcsolatok
– fizikai és mentális egészség
– a munkát befolyásoló családi válság
– áthelyezéssel kapcsolatos aggodalmak
– gondolkodás a felmondásról
– kompenzáció, bónusszal kapcsolatos kérdések
– vezetői döntések
– etikátlan magatartás, kivételezés, diszkrimináció
– kultúra, értékek, normák, etika
Az ombuds személy feladata, hogy támogatást nyújtson azokban a vitákban, félreértésekben, konfliktusokban és nehézségekben, amelyek megakadályozzák az egyén és a szervezet teljes potenciáljának elérését.
Mosonyi Diana
szervezeti ombuds, mediátor, a Szervezeti Ombuds Egyesület elnöke, a Nemzetközi Ombuds Egyesület (IOA) igazgatósági tagja
A teljes cikk megjelent a “behaviour – A HR-MAGAZIN” portálon jelent meg 2022. július 15-én.