A szervezeti ombuds és a mediációs tevékenység hasonlóságokat rejt magában, hiszen alapelveik és eszköztáruk hasonló, azonban a különbségeik egyértelműen elkülönítik őket egymástól.
Mielőtt a két tevékenység kapcsolatára kitérnénk nézzük meg a definíciókat.
Szervezeti Ombuds tevékenység:
A szervezeti ombuds tevékenység a munkavállalók részére egy megbízható és könnyen elérhető első lépésként bizalmasan- teljes titoktartás mellett- és informálisan a szervezeten belüli sérelmek, félreértések, panaszok, konfliktusok, egyenlőtlen és tisztességtelen bánásmód megoldásában nyújt támogatást.
A szervezetre jellemző trendeket és konfliktusokat szisztematikusan tárja fel, ezáltal pontosan ki tudja szűrni a felmerülő káros hatású, ismétlődő folyamatokat, amelyek alááshatják a szervezet küldetését. Jelző funkcióként támogatja a vezetőség és a HR munkáját.
Mediációs eljárás:
Egy olyan folyamat, ahol mindenki elmondhatja saját véleményét, történetét félbeszakítás nélkül.
Ahol egy harmadik, független és semleges fél segít a feleknek megérteni egymás nézőpontját.
A mediátor a folyamat támogatója, a kommunikáció segítője, nem dönt a felek helyett, nem tanácsol, nem javasol megoldási lehetőségeket. Különböző eszközökkel segíti a feleket a szituáció megértésében, ami által a felek is meghallják és jobban megértik egymást. A felek dolga egymás meghallgatása, a nyílt kommunikáció és a másik fél véleményének tiszteletben tartása.
A folyamat önkéntes, bármikor, bármelyik fél felbonthatja, ha kényelmetlenül érzi magát. A teljes ülést titoktartás kötelezi, tehát az ott készült jegyzetek megsemmisítésre kerülnek, az elhangzottak a jelenlevők között maradnak. A közvetítői eljárás titoktartási elvének köszönhetően elősegíti a nézőponti különbségek feltárását és egy esetleges közös megállapodás létrejöttét.
A két tevékenység közötti hasonlóságok:
1. Alapelvek
Alapvetően mindkét szakember ugyanazokkal az alapelvekkel dolgozik.
- Titoktartás
- Függetlenség
- Pártatlanság
- Önkéntesség
A mediációs folyamattal ellenben – ahol az önkéntesség alapfeltétel- az ombuds direkt módón nem említi ezt, ugyanakkor általában önkéntes alapon keresik fel. - Informalitás
Az ombuds tevékenység egyik legfontosabb alapelve az informalitást, hiszen ez különbözteti meg többi a szervezeti egységtől, míg a mediáció erre nem fektet hangsúlyt, ugyanakkor az is egy informális folyamatként működik, azonban igény esetén formális megállapodást születhet.
Mi a formális és informális folyamat közötti különbség? Ebből a cikkből megtudható.
2. Eszközök
Egy szervezeti ombuds a mediációs és coaching eszközöket használva támogatja a hozzáforduló problémáját feltárni és a lehetséges megoldásokat megtalálni.
- Aktív figyelem
- Visszatükrözés
- Összegzés
- Átfordítás
- Szükségletek feltárása
A két tevékenység közötti különbségek:
1. A támogatottak száma
A szervezeti ombuds egy személlyel, a mediátor két személlyel foglalkozik.
A mediátor egy adott konfliktus feloldásában támogatja és elősegíti a két fél közötti kommunikációt.
A szervezeti ombuds elsőre egy személy problémájának megoldását támogatja.
Amennyiben az ombuds rendelkezik mediációs képesítéssel és az esetben lévő felek is beleegyeznek úgy az ombuds mediálhat is, betartva a mediációs alapelveket, legfőképpen a függetlenséget és a pártatlanságot.
2. Szervezeti visszacsatolás
A szervezeti ombuds visszejelző funkcióval is rendelkezik, a mediátor nem.
A legnagyobb különbség a két tevékenység között, hogy míg a mediátor nem ad szervezeti visszacsatolást, addig az ombuds szervezeti jelző funkciója, azaz a szervezetre jellemző trendeket és konfliktusokat szisztematikusan tárja fel, ezáltal pontosan ki tudja szűrni a felmerülő káros hatású, ismétlődő folyamatokat, amelyek alááshatják a szervezet küldetését. Jelző funkcióként támogatja a vezetőség és a HR munkáját.
3. Jelenlét mértéke
A szervezeti ombuds állandóan, a mediátor egy konkrét esetben van jelen.
Míg egy mediátort egy adott konfliktus feloldására hívnak be, addig a szervezeti ombuds állandóan jelen van a szervezetben, így azonnali támogatást nyújt és előrejelzést biztosít.