MIBEN KÜLÖNBÖZIK A SZERVEZETI OMBUDS ÉS AZ OMBUDSMAN?

Az alábbiakban néhány gyakran feltett kérdést olvashat a szervezeti ombudsok szerepével, felelősségével és küldetésével kapcsolatban.

MIBEN KÜLÖNBÖZIK A SZERVEZETI OMBUDS ÉS AZ OMBUDSMAN?

Ameddig az ombudsman fogadja és vizsgálja a kormányzati szabályokkal és folyamatokkal kapcsolatos panaszokat és aggályokat, addig a szervezeti ombuds a beérkező eseteket nem vizsgálja, az adott szervezetet munkavállalóit és vezetőit egyaránt támogatja.

VAN-E HATÁSA A SZERVEZETI OMBUDSNAK A MUNKAHELYI KULTÚRÁRA?

Mivel a munkahelyi konfliktusok költségeit évi 359 milliárd dollárra becsülik, szervezeti ombudsként segíthetünk csökkenteni a konfliktusokkal gyakran együtt járó kockázatokat és költségeket – erősebb, hatékonyabb és igazságosabb szervezeti működést érve el ezzel. Támogatjuk a munkavállalói elkötelezettség kultúráját, ami pozitív hatással bír a a munkahelyi környezetre. Szervezeti ombudsként fontos szerepet játszunk a DEIB kérdesekben (ez az angol nyelvű rövidítés a sokszínűség, az egyenlőség, a bevonás és a valahova tartozás kérdéseire utal), a nemek közötti egyenlőség, a #MeToo kérdések és a munkába való visszatéréssel kapcsolatos kihívások/COVID kezelésében.

MILYEN HOSSZÚTÁVÚ HASZNA LESZ EGY SZERVEZETI OMBUDSNAK?

Szervezeti ombudsként hatékony kapcsolatokat építünk ki, illetve javítjuk a meglévőket az egyes szervezeti egységek, partnerek és szakemberek között. Emellett a hagyományos konfliktusmegoldás alternatíváiról is tájékoztatjuk az érdekelt feleket. Új ötleteket, kezdeményezéseket és intézkedéseket tudunk javasolni/felajánlani a szervezeteken belül.

MIBEN KÜLÖNBÖZIK A SZERVEZETI OMBUDS A HUMÁN ERŐFORRÁSOK SZAKEMBERÉTŐL?

A szervezeti ombuds feladata, hogy informális segítséget nyújtson a problémák felszínre hozásában és megoldásában. Bár javasolhatunk szabályzati felülvizsgálást, nem vállalunk hivatalos szerepet a szabályzatok érvényesítésében vagy végrehajtásáról szóló döntés meghozatalában. Nem végzünk hivatalos vizsgálatokat, de segíthetünk a lehetőségek feltárásában vagy kialakításában (beleértve a hivatalos csatornákhoz való továbbirányítást, pl. HR, Compliance vagy etikai bizottság, amelyek vizsgálati hatáskörrel rendelkeznek).

A SZEVEZETI OMBUDS UGYANAZ, MINT A MEDIÁTOR?

Nem. A szervezeti ombuds a szervezeten belüli konfliktusok kezelésén dolgozik, míg a mediáció a konfliktusok megoldására szolgáló speciális eljárás. Ugyanakkor sok ombudst közvetítőnek képeztek ki, és gyakran alkalmazzák a közvetítési technikákat problémamegoldás és konfliktuskezelés során. A mediátor és az ombuds között a támogatottak számában van különbség. A szervezeti ombuds általában egy személlyel, a mediátor két személlyel foglalkozik. A szervezeti ombuds a szervezet részére visszacsatolást ad, a mediátor nem. Míg egy mediátort egy adott konfliktus feloldására hívnak be, addig a szervezeti ombuds állandóan jelen van a szervezetben, így azonnali támogatást nyújt, és előrejelzést biztosít.

A SZERVEZETI OMBUDS COACH?

Nem. Míg egy coach személyes fejlődésen kísér végig, addig a szervezeti ombuds coaching eszközökkel segít feltárni az adott probléma lehetséges megoldásait. Egy coaching folyamat elköteleződést, célok és időkeret meghatározását jelenti, míg az ombuds folyamata elköteleződés és cél megjelölés nélküli pár ülést jelent. Ugyanakkor szervezeti ombudsként coaching eszközöket használunk.

HOGYAN EGÉSZÍTI KI ÉS TÁMOGATJA A SZERVEZETI OMBUDS A COMPLIANCE-T ÉS AZ ETIKAI FORRÓDRÓTOT?

A Compliance-t mint hivatalos/formális csatornát a szervezeti ombuds mint informális csatorna egészíti ki. Szervezeti ombudsként a munkavállalók érzékenyítésében a szabályzatokkal kapcsolatban, az információ átadásában, bizonyos kapcsolódó munkafolyamatokban nyújtunk támogatást.

HOGYAN DOLGOZNAK AZ OMBUDSOK A POZITíV VÁLTOZÁS ELÉRÉSÉNEK ÉRDEKÉBEN?

Szervezeti ombudsként képesek vagyunk arra, hogy jelentős és/vagy ismétlődő problémákat diszkrét módon a vezetőség tudomására hozzunk – különösen olyan vitás kérdéseket, amelyek máskülönben nem kerülnének a felszínre. Továbbá olyan észrevételeket vetünk fel a vezetőségnek, amelyeket mások nem tudnak vagy nem akarnak megtenni. Az ombuds által nyújtott rendszerszintű visszajelzés hasznos információként szolgál a szervezetek fejlesztéséhez, mivel segít a hírnév, a legitimitás és a működéssel  kapcsolatos elkötelezettség javításában.