Az alábbi ismertetőben számos olyan információt talál a szervezeti ombuds tevékenységről, amelyek elmagyarázzák, kik azok a szervezeti ombudsok, mit csinálnak, hogyan nyújtanak hozzáadott értéket a szervezetek számára, illetve hogyan támogatják a hozzájuk fordulókat.
Ha még nem hallott rólunk, akkor ez a tájékoztató segít megérteni, miért számít egyre több szervezet a szervezeti ombudsokra a konfliktusok megoldása mellett a pozitív munkahelyi kultúra kialakítása, a rendszerszintű változások lehetővé tétele és a hosszú távú kockázatok mérsékelése érdekében.
Bízunk benne, hogy az Ön számára is hasznos lesz ez az ismertető.
Bővebb információ:
Vermeul Diana
Szervezeti Ombuds Egyesület
Elnök
ombuds@ombuds.hu
Legfontosabb tudnivalók
A gyors változások korában támogatást nyújtunk a hosszútávú, kritikus döntések meghozatalában. A szervezetek és a vezetők számára segítünk felmérni a problémákat, értékelni a kockázatokat, figyelemmel kísérni az üzleti tendenciákat, kezelni a kihívásokat és előmozdítani a helyes eljárásokat.
A hatékonyság forrásai vagyunk. Támogatjuk az egyéneket és a szervezeteket annak érdekében, hogy teljes mértékben kiaknázzák a bennük rejlő lehetőségeket. A konstruktív problémamegoldás keretében tiszteletet, udvariasságot és igazságosságot szorgalmazunk a szervezetekben és a szakmai kapcsolatokban is.
Azért dolgozunk, hogy minél több hazai szervezet váljon tisztességessé, etikussá és befogadóvá.
Szervezeti ombudsként egységes küldetésünk, hogy az általunk támogatott szervezetek igazságosak és méltányosak legyenek. Továbbá a saját elvárásaink megőrzése érdekében a SZOE elkötelezett szakmai közössége tagjaiként működünk.
Hogyan segíthet egy ombuds az Ön szervezetének?
A világon számos magáncég, egyetem, non-profit szervezet rendelkezik szervezeti ombuds programmal, például a Lenovo, a Mars, a Coca-Cola, a Shell, a Pfizer, az SAP, az OMV, a World Bank, továbbá az ENSZ különböző egységeiben (UNHCR, WHO, UN funds, WFP, ILO, WIPO) is működnek ombuds irodák.
Szerencsére egyre több hazai vállalat ismeri fel a szervezeti ombuds program előnyeit, aminek köszönhetően folyamatosan jönnek létre ombuds programok.
A dinamikus változások korában szervezeti ombudsként támogatjuk a szervezeti kockázatok kezelését, és a szervezet valamennyi szintjén segítjük a munkavállalókat eligazodni az összetett kérdésekben, irányelvekben és munkahelyi környezetekben; miközben azon dolgozunk, hogy az általunk támogatott közösségekben meghonosítsuk a tiszteletet, az udvariasságot, valamint biztosítsuk a méltányosság értékeinek kibontakozását.
- A Fortune 500 vállalatától a közismert tudományos intézményekig, egyre több szervezet fordul az ombudsokhoz, hogy segítséget és iránymutatást kapjon.
- Magyarországon a Városliget Zrt. elsőként ismerte fel a szervezeti ombuds program előnyeit és nevezett ki szervezeti ombuds személyt.
- Tudta, hogy egy 10 fős hazai vállalat havonta több, mint 1 millió Forintot költ a konfliktusaira? Hogyan? Olvassa el a bejegyzést!
- Tisztában van a szervezetben előforduló konfliktusokkal? Olvassa el az első hazai reprezentatív kutatást!
A szervezeti ombudsok számos iparágban és ágazatban tevékenykednek, többek között:
- Pénzügyek
- Biztosítás
- Energia
- Felsőoktatás
- Nonprofit
- Biotechnológia
- Gyógyszeripar
- Kutatás és fejlesztés
- Gyártás / Termelés
- Egészségügy
- Egyesületek
- Konferenciák
Ki a szervezeti ombuds?
Modern szervezeti ombudsként egy megbízható és könnyen elérhető első lépésként támogatjuk az alkalmazottakat, a középvezetőket, a vezetőket és mindenki mást, akik útmutatásért, információért és/vagy konfliktuskezelési igénnyel fordulnak hozzánk mint egy megbízható személyhez, aki:
FÜGGETLEN
A szervezeti ombuds személy minden szervezeti egységtől független, nem képviseli a szervezetet, amelyben dolgozik, hanem független megoldásokat és útmutatást biztosít.
PÁRTATLAN
A szervezeti ombuds senkit sem pártol, nyilvános vitában nem vesz részt. Azon dolgozik, hogy olyan módon foglalkozzon a kérdéses üggyel, illetve hozza felszínre a problémákat, hogy a vitában részt vevők tisztességesen és egyenlően tudják kezelni a problémájukat.
BIZALMAS
A szervezeti ombuds megvédi az érintettek anonimitását, a vele megosztott információk nem kerülnek nyilvánosságra, kivéve, ha az ombuds úgy ítéli meg, hogy közvetlen kár és/vagy életveszély áll fenn. A szervezetben előforduló minták felderítése a cél, nem pedig a személyes esetek nyilvánosságra hozatala.
INFORMÁLIS
A szervezeti ombuds látogatása nem indít el hivatalos vizsgálatot, amely gyakran jellemző a HR-re vagy a jogi folyamatokra. Egy olyan kötetlen folyamatot biztosít, amely során a résztvevő úgy kap segítséget a lehetőségeinek feltárásához, hogy – mivel nincsen szabályozott keretrendszer, ami alapján választania kellene –, szabadon dönthet a további lépésekről.
Szervezeti ombudsként a munkavállalók és a szervezetek teljes potenciáljuk elérésében nyújtunk támogatást.
Szervezeti ombudsként segítünk azoknak a személyeknek, akik:
- konfliktusba kerülnek egy munkatárssal, kollégával vagy felettessel;
- megfelelési, etikai, jogi vagy politikai aggályaik vannak a munkahellyel kapcsolatban;
- szexuális zaklatást vagy munkahelyi visszaélést tapasztalnak;
- szükségük van egy biztonságos közegre, ahová információért és bizalmas útmutatásért fordulhatnak.
Mit tesz a szervezeti ombuds?
Szervezeti ombudsként egy megbízható navigátorként szolgáljuk a szervezetet, és adekvát információval támogatjuk a kritikus és összetett döntéshozatalt a tartós és pozitív hatás érdekében.
Szervezetek részére
- Szervezeti ombudsként segítünk a köz- és versenyszféra szervezeteinek előre látni és elkerülni a kockázatokat, a pereket, illetve a márka és a jó hírnév költséges károsodását.
- Képzést, oktatást, coaching-ot és segítő tevékenységet nyújtunk.
- Kiegészítjük a hagyományos HR, jogi és panaszkezelési/compliance csatornákat és osztályokat.
- Segítjük megerősíteni az alkalmazottak lojalitását és elkötelezettségét, ami költségmegtakarítást és a munkahelyi légkör javulását eredményezi.
- Azonosítjuk a rendszerszintű tendenciákat és kockázatokat, ezzel támogatjuk a vezetőket, hogy megalapozott üzleti, szabályozási és vezetési döntéseket hozzanak.
- Építjük, erősítjük a termelékenységet és a hatékony kommunikációt a szervezeti egységek, partnerek és szakemberek között.
- Tájékoztatjuk a különböző szervezeti egységeket és érdekelt feleket a konfliktusmegoldás alternatíváiról.
- Meghalljuk és továbbítjuk az új ötleteket, kezdeményezéseket, és javaslatokat teszünk komplex, innovatív intézkedésekre.
Egyének részére
- Szervezeti ombudsként biztonságos helyet biztosítunk, amely lehetővé teszi a bizalmas/titoktartás melletti kommunikációt.
- Lehetőséget nyújtunk arra, hogy az egyének átlássák és megvitathassák a számukra problémás folyamatokat, továbbá saját lehetőségeiket, mielőtt cselekszenek.
- Meghallgatjuk és segítjük keretbe foglalni a problémákat, a helyzetet, és navigáljuk az egyént a problémamegoldás/konfliktuskezelés széles spektrumán.
- Mint bizalmas forrás a szabálytalanságok jelentésére, illetve a konfliktusok kezelésére és megoldására vonatkozó lehetőségeket ajánlunk.
- Coaching beszélgetést, közvetítést és vitarendezést biztosítunk és egyéni nehézségekre megoldási lelhetőségeket nyújtunk.
Mit NEM tesz a szervezeti ombuds?
X Vizsgálatok lefolytatását
X Vezetői döntések, kérdések és irányelvek meghozatalát
X Bármelyik fél melletti állásfoglalást, véleményezést
X Alapelvek megsértését
X Jogi tanácsot adjon, vagy eljárjon ügyvédként
X Hivatalos értesítéseket nem fogad, nem jár el a szervezet nevében
X Engedély nélküli információt megosztását
Hatékonyság forrása
Szervezeti ombudsként támogatjuk az egyéneket és a szervezeteket a lehetőségeik teljes kiaknázásában, a viták és konfliktusok megoldásában, illetve az akadályok leküzdésében.
A szervezeti ombudsok világszerte konstruktív problémamegoldásban vesznek részt azzal a céllal, hogy a tiszteletet, az udvariasságot és az igazságosságot támogassák a szervezetekben és a szakmai együttműködésekben.
Szervezeti ombudsként
- megakadályozzuk az eszkalációt, ezáltal tompítjuk a szervezeti feszültségeket;
- jelenlétünk a biztonság és megbecsültség érzetét adja a munkavállalóknak, hiszen az üzenet az, hogy a vezetők számára fontos a beosztottak véleménye, ebből adódóan csökken a fluktuáció;
- javítjuk az kommunikációt és az együttműködést a szervezeten belül és kívül egyaránt;
- felgyorsítjuk a kétirányú információáramlást, aminek köszönhetően a szervezet a versenyképességét meg tudja tartani, sőt növelni is tudja;
- az objektív vezetői visszacsatolásból adódóan a kockázatok célorientáltan kezelhetők;
- a konfliktusok csökkenésével hatékonyságnövekedés várható.
Szervezeti ombudsként segítünk szembenézni a problémákkal, többek között:
- Munkahelyi és dolgozói konfliktusokkal
- Bejelentési és megfelelési kérdésekkel
- Etikai, jogi vagy szabályzatszegésekkel
- Kockázatokkal